事務職の知識

OA事務と一般事務との違いとは!資格や未経験でも正社員になれる秘訣を解説!

女性に人気のお仕事であるOA事務。でも同じ事務職でも一般事務との違いって何でしょうか!合わせて、あると有利な資格や未経験でも正社員になれるのかまとめていきますね

よく事務職で耳にするOA事務と一般事務ですが、「違いとは何」聞かれると答えるのに考えてしまいますね。

実際に20年以上事務をしていた経験がありますが、「OA事務と一般事務との違いを教えて」と言われると、ハッキリと答えられる自信がないです。

そこで、OA事務と一般事務との違いをまず理解し、OA事務に必要な資格、そして未経験でも正社員を目指せるのかを見て行きましょう。

さらに、実際に大手企業から中小企業で、事務職とし働いた私の経験から、資格や実際に必要なスキルなど、就職や転職に有利と感じたこともお話していきますね。

また、「自分の好きな事を仕事にしてみたい!」「自分の可能性をみつけたい!」という方には、オンラインで受講できるキャリアスクールが人気になっています。

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OA事務と一般事務との違いとは!明確な違いは少なくなっている

まず最初に、OA事務と一般事務との違いについて見て行きますね。

このOA事務の“OA”の意味ですが、英語でみると

「office automation(オフィスオートメーション)」の略になります。

OA事務の意味を簡単に説明すると、コンピュータ、FAXなどのOA機器を使ってお仕事をする人と言う意味になります。

続いて、一般事務をどのようなお仕事をするか見てみましょう。
一般事務とは、デスクワーク業務全般のお仕事になり、主に書類作成やデータ入力、アシスタント業務や電話応対などになります。

OA事務と一般事務との違い比較すると、下記のようになります。

OA事務は、OA機器と中心としたお仕事

一般事務は、デスクワーク全般の仕事

このように、OA事務と一般事務との違いはOA機器を使うか、使わないかになります。

私も大学を卒業して小さな会計事務所に入社しましたが、当時はパソコンを使って仕事することが少なかったですね。
ひたすら振替伝票、入出金伝票を毎日手作業で起票していました。
そして、当時はパソコンでは無く、会計専用のコンピューターに伝票入力をしていたのです。

今では、パソコンに会計ソフトが入っていて、伝票も起票せずそのまま入力する時代になりましたが、私が入社した当時は一般事務にはパソコンスキルはなかった為、専門にOA機器を扱う事ができる事務員をOA事務と呼んでいました。

現在は、一般事務も最低限のパソコンスキルが無いと仕事にならなくなったので、OA事務も一般事務もさほどの違いは無くなって来たと言っていいでしょう。

OA事務の仕事内容!勤務先によっては、雑用が多いのも現実!

次に、OA事務の仕事内容を見て行きます。OA事務は、先程も触れたように、コンピュータ、FAXなどのOA機器を使ってのお仕事になります。

OA事務の仕事内容は、パソコンを使う仕事が中心!

OA事務の具体的な仕事内容をまとめると、

・資料作成
・データ入力
・データ集計
・メール応対
・FAX送受信
・ファイリング

大まかになりますが、一般的にこのような業務がOA事務の中心的な業務になります。パソコンを使ったお仕事と言った仕事内容ですね。

合わせて、

・電話応対
・来客応対

電話対応や来客対応は、どこの企業でもあるので、基本的にOA事務でも行う業務と考えていいでしょう。

実際の仕事の内容を見ると、雑用が多い職場も

しかし、現在はOA事務も一般事務との違いがさほど無くなって来ていることから、中小企業になると、パソコンで作業する仕事よりも、電話応対や来客応対時間を取られることも多いでしょう。

実際に、私が勤めていた職場は社長の来客が多かったので、午前中がほとんどお茶出しで終わってしまったという経験もあります。

そして、特に入社したばかりであれば、年齢問わず新人になるので、備品などの補充や簡単な修理を含めて、雑用業務も多かったりしますね。

それでも、自分の仕事をこなして行かないとならないので、気づいたら17時になっていて残業して仕事を終わらせていく事もあります。

そして、実際にOA事務経験の声をみると、仕事で手が離せなくお茶出しを先輩に頼んだところ、先輩は「忙しい、忙しい」と言って面倒なことは、新人に任せてしまうところもあるようですね。

OA事務に必要な資格とは!正社員になるにはこんなスキルもあると有利

OA事務に必要な資格とは!

続いて、OA事務になるには最低どの程度の資格やスキルが必要でしょうか。
OA事務での必要な資格は特にありませんが、パソコンでのエクセル、ワードの基本操作が必須となりますね。

今では、マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)の資格が人気なので、この資格を取得することで履歴書にも記載できるので、かなり有利な資格と言ってもいいでしょう

そして、実際エクセルを使ったお仕事のイメージをまとめて行くと、演算や合計までを勝手にやってくれたり、平均値を出すことなど、フォーマットに数字を入力するだけで計算がするでるようにする為に関数を使った表を作成します。

なので、できるだけ多くの関数が頭にあると、応用ができるので、より高度な表が完成し、自分の仕事の能率が上がるということになりますね。

加えて、関数は具体的に「IFとかVLOOKUP」が自在に使えれば、関数が出来る方、に認められると思いますよ。

そして、ワードを使ったお仕事のイメージとしては、主に、FAX送信案内、社内、社外文章の作成が一般的でしょう。

私の経験では、ちょっとした文章でも相手に伝えないとならないので、一般的な文章知識がないと相手に失礼な文章にもなりかねません。

そのことからも、敬語などの文章の基礎知識は重要となりますね。

しかし、職場の業務内容によっても、仕事がかなりことなる事なので、わからない場合には上司や先輩の指示を仰ぐのが一番です。

OA事務、未経験でも正社員になるには!

続いて、OA事務が未経験でも正社員になりたい!と思いますよね。

そこで、事務の募集を見ていくと、このような募集内容も良く見かけます。

『未経験可』

『基本的なPCスキルをお持ちの方』

『Word、Excelなど簡単な操作が出来ればOK』

では、未経験でもOKなので「何も出来なくても大丈夫」と考えると、経験者の応募者の方にはちょっと敵わないこともありますね。

私の経験上、事務員の応募をした時の企業は、欠員募集がほとんどだったため、即戦力を求められることがほとんどでした。

なので、未経験者でも最低のパソコン、エクセル、ワードスキルとOA機器の使い方などがわかる方が正社員としても採用されやすいでしょう。

あとは、事務員といっても会社で一緒に働くことになるので、人間性がとても重要になります。

「この人は、明るくてハキハキした話し方をするな」

「他の事務員とも上手く、やっていけそうだな」

「素直に、まじめに仕事をやってくれそう」

こういった部分のかなり見られると言っていいでしょう。

実際に勤めていた会社が面接時にみていたことも含めて、経験がなくても一生懸命働いてくれる人を採用する場合もありますからね。

OA事務として企業の為に働きたい!という強い意欲を持って面接に行くことをおすすめします。

OA事務に向いている人とはこんな人!

それでは、実際にOA事務に向いている人とはどんな人でしょうか。
先ほどからも、OA機器専門なのでパソコンスキルは必須条件になりますが、それ以外に向いている人と向かない人があるでしょう。

OA事務に限らず事務員は、色々な方とのコミュニケーションを取って仕事をこなしていきます。まず、社長、営業職、来客対応もあるでしょう。

そんな業務内容から、OA事務に向いている人は、コミュニケーション能力が高い人がかなり有利になります。

様々な要望に応じて、書類を作成したりするには自分一人でコツコツする性格ではなく、周りの状況を把握して、いかに迅速に的確な判断をするかが大切になります。

私が勤めていた建設会社でも、事務職は社長と他の職員との板挟みになる事が度々ありましたし、書類を作成するにしても営業との連携は欠かせませんでした。

実際の経験からしても、営業職の上司は時によって忙しくなかなか返事をくれない事も現実です。そんなことからも、状況を考えて自分で考えて行動する人が事務員には必要になりますので、是非参考にして見て下さいね。

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OA事務として働きたいなら、基本スキルとやる気が大事!

女性に人気の事務職について、OA事務と一般事務との違いや、資格や未経験でも正社員になるにはどのようにしたらいいかなどを、自分の経験を元に書かせていただきました。

務職は、経験があればあるほど、企業にとっては即戦力があるので、あまり時間をかけずに業務をこなしてくれるというメリットがあります。

しかし、会社独自のやり方があるのに、自分のやり方を通すと嫌な顔をされるのも現実でしょう。
そういったポジションを求める企業はあえて、未経験者を雇って一から教える方がいいのです。

そのように、OA事務になりたいと考えているのであれば、パソコンエクセル、ワードの基本スキルと基本ビジネスマナーがあれば、未経験でも十分に正社員雇用になることは可能なので、ぜひ頑張ってくださいね。

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